ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL - PRINCIPIOS ORGANIZACIOINALES

ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL

Base legal que la rige, regulaciones y procedimientos internos aplicables a la entidad; las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos

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ORGANIGRAMA
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa, usualmente aplicados a empresas u organización. Los organigramas son sistemas de organización que se representan En forma intuitiva y con objetividad.

Áreas Funcionales de la Empresa

Generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo.

• Área de Dirección General de la empresa
• Área de Administración
• Área de Mercadeo y Ventas
• Área de Producción
• Área Contable y Financiera.

Área de Dirección General de la Empresa:

Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario.

Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.

Mas información Sistema Administración de Recursos Humanos

Área de Administración y Operaciones:

Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.

Área Contable y Financiera

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual,
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequeña empresa.

Más información de Finanzas

• Conceptos Básicos De Contabilidad
• Costos

Área de Mercadeo y Ventas:

En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio.

Más información de mercadeo

• Plan de mercadeo
• Estudio de mercado
• Mercado Meta
• Segmentación de mercado
• Análisis del ciclo de vida del producto
• Técnicas de ventas
• Diseño de Productos

Área de Producción .

En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de operación, es mas apropiado el área de producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir bajo el área de

administración y operaciones.

Responsabilidad social de la empresa

 tiene valores polisémicos, pero todas sus definiciones coinciden en que es un trato no tanto material, sino ético en el que se viola por la participación y defensa de el medio, las personas, y la situación política en sí de las empresas respecto a esto.
Son, una serie de modalidades de naturaleza voluntaria, que no atiende a ningún delito penal, y por tanto no atiende a nivel jurídico. Modalidades que definen las iniciativas económicas, sociales y medioambientales de las empresas.
Aunque ahora es cuando empieza a tomar valor, y a ser tema de actualidad, no es algo nuevo. El sector empresarial, y la sociedad anda algo preocupada y manifiesta sus protestas mediante campañas y/o información que critican esta responsabilidad social.
Estas iniciativas incluyen una serie de normas o recomendaciones que incorporan un compromiso por parte de los estados adheridos para fomentar su desempeño en el entramado empresarial de sus respectivos países. 
Gracias a estos proyectos, ya mundiales, se ha conseguido no solo concienciar más a los afectados de estas recomendaciones, sino que ayuda a la uniformidad de principios, actuaciones y medidores de la responsabilidad social y pueda ser reconocida de forma internacional.

Jerarquías

Una organización jerárquica es una estructura organizativa donde cada entidad en la organización, excepto uno, está subordinada a una entidad única. Este acuerdo es una forma de una jerarquía. En una organización, la jerarquía está formada normalmente por un grupo singular y de poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Este es el modo dominante de organización entre las grandes organizaciones; mayoría de las empresas, los gobiernos y las religiones organizadas son las organizaciones jerárquicas, con diferentes niveles de gestión, poder o autoridad. Por ejemplo, la amplia visión general de alto nivel de la organización general de la Iglesia Católica está formado por el Papa, a continuación, los Cardenales, a continuación, los arzobispos, y así sucesivamente.

Principios de una organización 

Son aquellas proposiciones generales cuya exactitud de aplicación ha resultado válida en la mayoría de los casos, y aceptamos que tratan de relacionar de una manera concreta la causa con el efecto o considerar como válidas unas tendencias generalmente reconocidas y de señalar los resultados que podrán producirse de la aplicación de un método o procedimiento establecido. Cabrá indicar los siguientes principios:

• Principio del objetivo: La organización no es un fin en si misma, sino un medio para conseguir unos resultados, por tanto, deberán existir unos objetivos claros.
• Principio de especialización: Es la manifestación más clara del también principio de la división del trabajo, con lo cual se logran mayores resultados.
• Principio de coordinación: Es el que se basa en conseguir una unidad de esfuerzo, mediante la consecución de la armonía necesaria sobre todos los componentes de la organización de forma que se establezcan relaciones adecuadas entre las diferentes unidades, grupos y nivel jerárquico.
• Principio de autoridad: Es también llamado principio jerárquico por el cual mediante la “cadena de mando” se transmiten instrucciones para la ejecución de los objetivos
• Principio de responsabilidad: Quien tiene mando en la “cadena” tiene responsabilidad tanto sobre sus actos como de quienes deben obedecerle. La responsabilidad implica el cumplimiento de una obligación o deber, conforme a las instrucciones recibidas.
• Principio de definición: Es importante que quede clara la atribución de la responsabilidad y las obligaciones de cada uno de los miembros de la organización.
• Principio de correspondencia: Debe existir un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad asignada a cada uno de los miembros de la organización.
• Principio de amplitud de control de las personas: Todo ser humano tiene unas limitaciones en sus capacidades de control y por tanto, no puede tener bajo su responsabilidad y mando un número ilimitado de personas. En función de la actividad se determinará el numero máximo de personas controlables adecuadamente.
• Principio de equilibrio:  Todas las unidades de una organización deben estar equilibradas en cuanto a sus capacidades. De no se así, las menos capacitadas frenarán a las demás.
• Principio de adaptación: Toda organización con vocación de continuidad en el tiempo, no puede ser rígida, ha de saber adaptarse a las circunstancias que le envuelven para subsistir.

Valores institucionales

Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía. Son enunciados que guían el pensamiento y la acción de la gente en una Empresa, que se convierten en creencias arraigadas que definen comportamientos de las personas y les indica claramente pautas para la toma de decisiones.

Hablamos de conceptos, costumbres, actuaciones, actitudes, comportamientos o pensamientos que la empresa asume como normas o principios de conducta y que se propone tener como característica distintiva de posicionamiento y/o sus variables competitivas.

Estos valores agrupan posiciones éticas, de calidad y de seguridad, las cuales deben acompañarnos en el día a día de nuestro trabajo, entendiendo que éstos aseguran el éxito de la Empresa según la intensidad con que se vivan.

Teniendo en cuenta lo anterior, los valores que enmarcan la cultura de la compañía, son:

1. Ética

Actuar con profesionalismo bajo los principios de legalidad, la moral y la buena conducta en todas nuestras actividades y labores.

Esto implica:

• Hablar y actuar en términos que se honre nuestra fidelidad, confianza y convicción por los valores y principios de la compañía.
• Ser cumplido, diligente, sincero y actuar de forma que no se afecte la integridad de las demás personas, la propia o de la compañía.
• Mantener buena disposición para asumir y desarrollar los roles y objetivos de los procesos en que se participa.
• Unir esfuerzos para el logro de los objetivos de la compañía, en un ambiente de confianza y comunicación permanente,

2. Respeto

El respeto implica la comprensión, aceptación y valoración de las cualidades y la condición inherente a las personas, con derechos y deberes. Entendiendo que nuestra libertad llega hasta donde inicia la de los demás.

Esto implica:

• Brindar un trato amable, considerado y digno a todos los grupos de interés de la compañía (Accionistas, administradores, compañeros, clientes y proveedores).
• Acoger y realizar con objetividad las críticas y sugerencias.
• Ser tolerantes y mantener una adecuada actitud frente a los demás.
• Promover el fortalecimiento de la comunicación interna y externa, asegurando que el mensaje o información que se brinda sea entendido a cabalidad por los demás sin vicios de forma o excepción.

3. Responsabilidad

Asumir y cumplir nuestros deberes y obligaciones concientes de las consecuencias que ocasionará aquello que hagamos o dejemos de hacer para alcanzar los propósitos de la Organización.

Esto implica:

• Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas internas y externas que rigen la actividad de la compañía.
• Aceptar las consecuencias de cada una de nuestras acciones, decisiones u omisiones.
• Dar buen uso de los recursos de información a la cual se tiene acceso en virtud de la labor que se desempeña.
• Identificar los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la compañía y que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañía y los específicos de los procesos.
• Aplicar los controles adoptados para prevenir situaciones de riesgo que puedan afectar el desempeño de la compañía y diseñar los planes de mejoramiento que permitan fortalecer y desarrollar el sistema de control interno.

4. Honestidad

Es actuar con rectitud, honorabilidad, transparencia y decoro, en concordancia con la verdad y la justicia entre lo que se piensa, se expresa y se hace.

Esto implica:

• Dar adecuado uso a las herramientas tecnológicas y demás elementos de trabajo dispuestos para hacer más eficiente nuestras labores.
• Brindar información sobre posibles infracciones y/o hechos susceptibles de ser investigados o que puedan generar conflictos de interés.
• Desarrollar diligentemente las funciones y actividades inherentes al cargo desempeñado generando valor para la compañía.
• Aplicar y compartir nuestros conocimientos profesionales con los demás, en beneficio del mejoramiento continuo de la compañía.

5. Integridad

Una persona integra es aquella que piensa, dice y hace una sola cosa bajo un enfoque de justicia y transparencia, para cumplir a cabalidad los compromisos adquiridos con la compañía.

Esto implica:

Fomentar el trabajo en equipo, con el fin de asegurar la eficiencia y la efectividad de las actividades que desarrolladas en la compañía.